Minimálně 5 znaků

Jak úspěšně napsat mail profesorovi - část 1

Aneb 5 tajemství akademické diplomacie

Obrázok ku článku Jak úspěšně napsat mail profesorovi - část 1

Takové normální pondělí. Na seminář v 8 jste dokonale připraveni - pokud je tedy přeložen na středu. Zlomyslný pes vám opět rozhryzal úkol a dopravní podnik nenasadil turbotramvaj ani hyperšalinu, tudíž máte 30 minut zpoždění. Nezbývá než nedráždit učitele a raději se odpovědně vrátit domů na krátkou seriálovou siestu před další výukou, „absenci” si nahradíte. Když vtom... konec týdne!​ Jak probudit v profesorovi lidskou stránku a dostat příznivou odpověď? Vhodnou komunikací.

Komunikace s vysokoškolskými vyučujícími je netriviální umění. Volnost studia vede k tomu, že se na ně studenti obracejí s množstvím (alespoň z jejich pohledu) nemístných podnětů, proto obvykle mívají vypracované sofistikované filtrační systémy. Nevyzpytatelné přesuny konzultačních hodin, ignorace telefonů, ignorace mailů, mysteriózní teleportace mezi učebnami, to jsou běžné metody.

Krom toho legitimní důvody pro nedostupnost – vědecké povinnosti, zahraniční přednášky, externí zaměstnání... Narozdíl od ZŠ a SŠ, samotná výuka není hlavním úkolem, zejména pro výše postavené. Přesto s nimi lze dobře spolupracovat při dodržení patřičných zásad. Projděme si je na typickém příkladu omlouvání (neomluvitelné) absence.

1. Ujistěte se, zda musíte psát.

Přečíst mail, analyzovat situaci, vymyslet náhradní úkol a naformulovat odpověď s jeho zadáním znamená 10-20 minut práce. Telefon bývá vyhrazen pro komunikaci mezi zaměstnanci VŠ a volat kvůli absenci by bylo dosti troufalé. Jednotliví učitelé však mívají stanoveny tzv. konzultační hodiny, po které mají být v kancelářích připraveni řešit studijní záležitosti, ať již administrativní nebo odborné. Zjistěte proto konkrétní podmínky a je-li to možné, vyhledejte oběť o „konzultačkách”.

Obdobně lze zkusit dotyčného odchytit po některé hodině – jde jen o to, vycítit vhodný okamžik (pokud má právě 5 minut na to, aby se naobědval, vhodný okamžik je jindy). Někteří učitelé mail preferují, avšak je jich málo – prověřte tedy nejprve alternativy. Klidně se může stát, že při taktickém osobním jednání vám odpustí absenci, kterou by písemně akceptovat nemohli.

2. Uvědomte si situaci.

Přesto budete psát? V první řadě si musíte ujasnit pozici, ve které se nacházíte – po kom a co chcete. Není nutné kontaktovat profesora s tím, co můžete vyřešit s asistentem, sekretářkou či studijním oddělením. Až znáte pravou osobu, uvědomte si podstatu věci. Myslíte, že udělal někde chybu vyučující? Pak bude možná rád za upozornění, jen nesmí ranit jeho ego.

Nesplnili jste něco vy, například chyběli na povinné výuce? Pak se je třeba připravit na nějaký náhradní úkol. Pořád lepší napsat esej, který pravděpodobně nebude nikdo příliš podrobně kontrolovat, než muset opakovat předmět. Proč ho nebude učitel příliš pečlivě kontrolovat? Je to pro něj práce navíc. Což je další podstatná myšlenka – pokud jste nějak porušili své povinnosti, pravděpodobně žádáte něco, na co nemáte nárok (učitel za to tedy není placený), tím spíše se tedy musíte řídit další zásadou...

3. Buďte zdvořilí.

Nezapomeňte na správné oslovení, slušné vyjadřování, opravte překlepy a pravopisné chyby, zdvořile poděkujte a rozlučte se. Dělá to divy.

4. Řešte to včas.

Ať je to, co je to, nenechte to na poslední chvíli. V průběhu semestru vyučující často trpí při konzultačních hodinách samotou, kompenzuje se jim to však bohatě v závěru semestru. Všichni najednou touží doplnit své resty z průběhu roku a nálada akademiků tomu odpovídá. Když napíšete dříve než ostatní, v případě plánované absence ještě předem, okamžitě bude zřejmé, že školu berete odpovědněji než ostatní, a dotyční to ocení.

Navíc, tak jako tak musíte počítat s tím, že na odpověď si chvíli počkáte. Vysvětlit, že potřebujete do zítřka opravit náhradní plnění, které jste měli odevzdat před měsícem, a dostali jste ho místo lekce zameškané před třemi, je velice náročné, aniž byste porušili bod 3.

5. Pište efektivně a nezapomeňte na předmět zprávy.

Buďte zdvořilí a aby bylo možno vše vyřešit najednou, poskytněte veškeré potřebné informace (čas je vzácný), ale žádné navíc (čas je vzácný). Popište situaci, přiznejte případnou vinu a projevte lítost. (Výmluv slyšel každý na univerzitě miliony, pokud půjdete touto cestou, buďte aspoň kreativní!) Navrhněte sami řešení a dopis správně ukončete. Nezapomeňte na identifikační údaje a zejména na předmět zprávy! "Uzamčený přístup do e-learningu" nebo i "Náhradní plnění – absence v Úvodu do teorie čar a kouzel" budou zaručeně řešeny s vyšší prioritou než "Dotaz".

 

Hodně štěstí, v části 2 se můžete těšit přímo na vzor popisovaného studijního dopisu. Stay tuned!

 

Ilustrační foto: watcharakun/Freedigitalphotos.net